Työyhteisöön liittyviä keinoja ja menetelmiä

Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma sisältää kuvauksen henkilöstön rakenteesta ja määrästä sekä niiden toteutuneista ja tulevista muutoksista. Lisäksi suunnitelmassa esitetään kuvaus työntekijöiden ammatillisesta osaamisesta sekä ennakoidaan osaamisvaatimusten tulevia muutoksia ja varmistetaan riittävä osaaminen muuttuvissakin olosuhteissa. Osaamistarpeiden selvittämisessä voi käyttää apuna kehityskeskusteluista kertynyttä tietoa ja osaamiskartoitusta (Osaamismatriisi). Vuosittaiset koulutustavoitteet henkilöstöryhmittäin sisältyvät myös suunnitelmaan. Suunnitelman toteutumista seurataan säännöllisesti ja sitä päivitetään tarpeen mukaan. Suunnitelmat laaditaan yhteistyössä henkilöstön edustajien kanssa yrityksen toiminnan muutokset ja tulevaisuuden näkymät huomioiden.

Eri työmarkkinajärjestöt ovat koonneet yhteistyössä mallin henkilöstö- ja koulutussuunnitelmasta (Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma), jota kannattaa hyödyntää, kun yritys tekee omaansa.

Työhyvinvoinnin kannalta henkilöstö- ja koulutussuunnittelulla varmistetaan työtekijöiden riittävä määrä ja osaaminen suhteessa työtehtäviin ja -määrään sekä sitoutuminen työntekijöihin pitkäkestoisesti. Tällä ehkäistään henkilöstön kuormittumista ja mahdollistetaan yritystoiminnan kehittyminen tulevaisuudessa.

Työhyvinvointiosaamista voidaan lisätä sisäisellä tai ulkoisella koulutuksella, hakemalla tietoa eri lähteistä, jakamalla saatua tietoa ja osaamista työyhteisössä ja verkostoissa. Ulkopuolista tukea työhyvinvointiosaamisen vahvistamiseen saa työsuojeluorganisaatioilta, työterveyshuollosta, Työturvallisuuskeskuksesta, Työterveyslaitoksesta, yliopistoista, ammattikorkeakouluista, ammatti-instituuteista, yksityisiltä konsulteilta ja työeläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöiltä.

Koulutussuunnitelmasta neuvotellaan johdon ja henkilöstöä edustavien tahojen kanssa ja siitä tehdään helposti päivitettävä ja vuosittain tarkistettava suunnitelma.

Henkilöstön huomioiminen, palkitseminen ja kannustus tukevat osaamisen kehittämistä, työhön asetettujen ja yrityksen tavoitteiden saavuttamista sekä työhyvinvointia. Avainasioita ovat huomioimisen ja palkitsemisen läpinäkyvyys, avoimuus ja johdonmukaisuus. Palkitsemisessa oikeudenmukaisuus ja palkkatasa-arvo ovat tutkitusti työhyvinvointia lisääviä tekijöitä työpaikalla. Yrityksessä on hyvä keskustella avoimesti ja myös kirjata ylös, millaiset palkitsemis- ja kannustuskäytännöt tukevat työntekijöiden työhyvinvointia; työnantaja hyväksyy sopivimmat käyttöön. Palkitsemisen perusteiden ja keinojen on tärkeää olla kaikkien tiedossa, jotta tietää mitä tavoitella. Huomioimisen ydin on tehdyn työn näkyväksi tekeminen. Palkitseminen voi kohdistua yksilöihin, ryhmiin tai molempiin. Tuloksellisuutta edistävä palkitseminen yhdistyy yrityksen tavoitteisiin: palkitsemisjärjestelmän on oltava linjassa yrityskulttuurin ja strategian kanssa ja sen on tuettava yrityksen muita johtamisprosesseja.

Huomioiminen, palkitseminen ja kannustaminen voivat tarkoittaa osittain samaa asiaa ja toteutua samanaikaisesti tai erikseen. Huomioiminen on välittämistä, joka liittyy esimerkiksi henkilön merkkipäivien ja hänen perheensä muistamiseen erilaisissa tilanteissa esimerkiksi lapsen syntyessä tai perheenjäsenen kuollessa. Kannustaminen liittyy palautteen antoon, joskin monet konkreettiset asiat voivat toimia myös kannustimina, kuten raha ja erilaiset edut. Palkitseminen voi liittyä palautteen antoon, mutta myös kannustimiin.

Yleisesti tärkeimmiksi palkitsemismuodoiksi on koettu rahapalkkiot, ylimääräiset palkalliset vapaat sekä säännöllinen ja rakentava palaute.

Henkilöstön osallistaminen heidän oman työnsä kehittämiseen lisää työhyvinvointia ja työssä viihtymistä. Nämä edelleen edistävät työntekijöiden sitoutumista organisaatioon ja työn tuottavuutta. Tärkeä osa osallistamista on yhdessä tehtyjen päätösten vieminen käytäntöön vastuuttamalla niihin liittyvät toimenpiteet selkeästi sovituille toimijoille. Henkilöstöä voi osallistaa ja vastuuttaa arkipäivän työn eri vaiheissa esimerkiksi:

• kohtaamisissa ja vuorovaikutuskäytännöissä
• vastuiden jakamisessa tasapuolisesti eri työntekijöiden kesken
• yrityksen strategian suunnittelussa ja yrityskulttuurin kehittämisessä
• työn, -prosessien, -menetelmien ja -ympäristön suunnittelussa ja kehittämisessä
• henkilöstön mielipiteiden kysymisessä ja huomioimisessa
• palaveri- ja kokouskäytännöissä sekä
• ideoiden keräämisessä henkilöstöltä

Henkilöstön osallistamisessa voi hyödyntää erilaisia yhteistyö- ja tiimityömenetelmiä, joista on esimerkkejä alempana sivulla.

Henkilöstön osallistamisen arviointi

Työhyvinvointikyselyt voivat olla henkilöstö-, työyhteisö- tai työilmapiirikyselyjä, joilla yleensä selvitetään työyhteisön, työn, työympäristön, lähijohtamisen, johtamisen, työterveyden ja osaamisen tilannetta. Saadut tulokset antavat tietoa nykytilanteesta, ja niitä voi hyödyntää työyhteisön ja organisaation kehittämisessä. Hyvin toteutettuna kysely lisää sitoutumista toiminnan kehittämiseen ja osoittaa arvostusta henkilöstöä ja heidän mielipiteitään kohtaan. Jatkuva arviointi on yksi toimivien työyhteisöjen ja organisaatioiden tärkeistä menestystekijöistä.

Onnistuneen työhyvinvointikyselyn periaatteita:

• Kyselyt ja niiden tulosten hyödyntäminen kannattaa suunnitella niin, että ne tukevat organisaation johtamista ja muuta kehittämistyötä pitkäjänteisesti.
• Kyselyä suunniteltaessa on päätettävä, mitä halutaan saada selville ja millaisilla kysymyksillä se parhaiten onnistuisi.
• Kyselyiden toteuttamiselle on löydettävä tilanteeseen sopiva aika eikä niitä pidä toistaa liian usein. Vastaajan nimettömyys tulee varmistaa luotettavuuden ja oikean tiedon saamiseksi.
• Kyselyyn vastaaminen tarjoaa työntekijöille mahdollisuuden pysähtyä miettimään ja arvioimaan työyhteisön toimivuutta tai työn sujuvuutta omien kokemustensa näkökulmasta.
• Kyselyistä saatava numero- ja sanallinen tieto tarjoaa mahdollisuuden yrityksen sisäiseen ja ulkoiseen vertailuun.
• Kyselystä saatavat tulokset käsitellään henkilöstön kanssa. Esille nousseista kehittämistarpeista ja niiden toteuttamisesta ja seurannasta sovitaan.
• Kyselyjä on tarjolla monen konsulttitoimiston kautta ja työterveyshuolto voi auttaa sopivan kyselyn valinnassa. Yrityksen on välttämätöntä tarkistaa ja tarvittaessa muokata kyselyitä kulloiseenkin tilanteeseen sopivaksi.

Lyhyelläkin kyselyllä pääsee alkuun. Tällainen on esimerkiksi Työhyvinvointikysely-Kiva Q, joka sisältää 7 kysymystä  ja Työhyvinvointi työpaikkakulttuuriksi -kysely, jossa on 21 kysymystä.

Työterveyshuolto on yrityksen luonnollinen yhteistyökumppani toiminnan turvallisuuden toteuttamisessa sekä henkilöstön hyvinvoinnin ja terveyden ylläpidon tukemisessa. Työterveyshuoltoyhteistyö on tärkeä osa työhyvinvoinnin johtamista, ja sitä tulee johtaa aktiivisesti kuten muutakin yritystoimintaa. Työterveyspalveluiden hankinta edellyttää perehtymistä lainsäädäntöön sekä työturvallisuus- ja työsuojeluasioihin.

Yrityksellä on velvollisuus tarjota työntekijöilleen työterveyspalvelut valitsemansa palveluntuottajan kanssa. Työnantajan ja työterveyshuoltopalvelujen tuottajan välinen sopimus henkilöstölle tarjottavista työterveyspalveluista sekä työpaikkaselvitys on pidettävä työntekijöiden nähtävinä työpaikalla. Työterveyspalvelun sisällöstä ja kattavuudesta kannattaa keskustella henkilöstön kanssa, ja ne tulee käsitellä työsuojelutoimikunnassa. Lopullinen päättäminen kuuluu kuitenkin yrityksen johdolle.

Resursointi työterveyshuoltoon on merkittävä kustannus, ja siksi sen suunnitteluun pitää panostaa.

Työterveyspalveluja ovat:

Työpaikkaselvitykset

• Perusselvitys
• Suunnattu työpaikkaselvitys

Terveystarkastukset

• Lakisääteiset terveystarkastukset
• Muut terveystarkastukset

Ensiapuvalmiudesta huolehtiminen

Sairaanhoito (yritykselle vapaaehtoinen)

Katso kohdasta: Yleisiä kaikkiin liittyviä keinoja ja menetelmiä, työterveyspalvelut

Yrityksen arvot ovat työyhteisön yhteisten toimintatapojen pohjana, ja ne tulevat näkyviksi työyhteisön keskinäisessä luottamuksessa ja kunnioittamisessa. Esihenkilö- ja johtoasemassa olevilla on merkittävä rooli yrityksen arvojen toteutumisessa ja näkymisessä. Yhteisistä toimintatavoista sovittaessa jokaisella työyhteisön jäsenellä on mahdollisuus osallistua keskusteluun ja tuoda oma näkemyksensä esiin. Näin jokaisen sitoutuminen arvoihin ja yhteisiin toimintatapoihin vahvistuu. Arvoihin ja hyviin tapoihin liittyvää keskustelua on luontevaa käydä järjestettävissä kehittämistyöpajoissa esimerkiksi ryhmämenetelmiä hyödyntäen. Keskustelun pohjana voi käyttää esimerkiksi yrityksen arvoja. Aloittaa voi hyvistä käytöstavoista, kuten tervehtimisestä ja kiittämisestä. Yhdessä sovitut arvot ja hyvät tavat voidaan kirjata esimerkiksi huoneentauluksi.

Viestintä on tärkeä osa sisäistä ja ulkoista johtamista, ja sillä rakennetaan yrityksen mainetta ja henkilöstön psykologista turvallisuutta. Säännöllinen viestintä koetaan henkilökohtaisena ja työhyvinvointia lisäävänä tekijänä. Hyvän viestinnän ominaisuuksia ovat nopeus, avoimuus ja rehellisyys. Ylimmän johdon aloitteellisuus ja avoimuus viestinnässä on keskeinen asia niin ulospäin kuin henkilöstölle.

Viestintään ja tiedottamiseen liittyy myös vuorovaikutus eri tavoin sekä lähijohtajien tavoitettavuus ja läsnäolo. Viestinnässä tulisi näkyä inhimillisuus ja vastuullisuus, ja siinä tulisi käyttää ymmärrettävää ja selkeää kieltä. Viestinnässä kannattaa panostaa määrään ja laatuun. Tärkeää viestiä on toistettava useita kertoja johdonmukaisesti eri kanavia ja viestintätapoja käyttäen.

Sisäisen viestinnän välineitä voivat olla esimerkiksi sähköposti, intranet, WhatsApp, Slack, Yammer, Facebook, sähköiset ilmoitustaulut, tiedotustilaisuudet ja palaverit. Sähköisten viestintävälineiden käytön pelisäännöistä sovitaan yhteisesti (kuka, mitä ja milloin).

• Viestintäsuunnitelma
• Tiedotepohja
• Ensitiedote
• Tiedottaminen yrityksen sisällä
• Tiedote yrityksen ulkopuolelle
• Tiedotustilaisuuden järjestäminen
• Haastattelun antaminen
• Ohjeet kriisiviestintään

Viestintäsuunnitelma

Viestintää helpottaa, jos yritys on tehnyt viestintäsuunnitelman erilaisia tilanteita varten myös työhyvinvointiasiat huomioon ottaen. Alla oleva lista on tarkoitettu auttamaan suunnitelman laatimista.

• Vastuuhenkilö:
  • toimitusjohtaja vastaa yrityksen sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä, ja hän tarvitsee viestinnän käytännön toteutuksesta vastaavan henkilön tuekseen.
• Tiedotus:
  • yrityksessä määritellään, ketkä voivat tiedottaa ja viestiä mistäkin asioista.
  • vastuutiedottaja nimetään eri tilanteisiin.
• Tiedotustilaisuudet:
  • yrityksessä on koko henkilöstöä koskevat säännölliset tiedotustilaisuudet.
  • lisäksi on tiedotuskäytännöt mahdollisiin poikkeus- tai kriisitilanteisiin.
• Palautekäytännöt:
  • yrityksessä on sovittu käytännöistä, joilla palautetta pyydetään henkilöstöltä, asiakkailta ja sidosryhmiltä.
• Arjen vuorovaikutuskäytännöt:
  • yrityksessä on sovittu säännöllisistä palaverikäytännöistä.
• Kehityskeskustelut:
  • yrityksessä on sovittu säännöllisistä kehityskeskusteluista, joissa voidaan viestiä kahdenvälisesti joko henkilökohtaisesti tai ryhmissä.
• Yhteiset tilaisuudet:
  • yrityksessä on sovittu koko henkilöstöä koskevista yhteisistä aktiviteeteista, tilaisuuksista ja tapahtumista.
• Apuvälineet:
  • yrityksessä on olemassa keinoja, joilla viestintää ja tiedottamista toteutetaan (sähköiset viestintäkanavat, tiedotepohjat, kyselyt, palautelomakkeet).

Tiedotepohja

 Tiedote vastaa seuraaviin kysymyksiin:​

• Mitä on tapahtunut? Miten tilanne on kehittynyt henkilöstön keskuudessa?​
• Mitä tarkoittaa tässä yrityksessä?​
• Mitä tapahtuneesta seuraa? Ketä koskee?​
• Mitä taustatietoa on?​

Tiedotteen lopussa on tavoitettavissa olevien vastuuhenkilöiden nimet, puhelinnumerot ja vastuualueet.

Ensitiedote

Ensitiedotteessa kerrotaan lyhyesti:

• Mitä on tapahtunut?
• Milloin asiasta tiedotetaan seuraavan kerran?
• Mistä ja keneltä voi tarvittaessa kysyä lisätietoja?

Ensitiedottamisen kohde riippuu tiedotettavasta asiasta. Tässä on esimerkkejä eri tilanteiden kohderyhmistä:

Tartuntavaaratilanteessa kohteena ovat

• johto, avainhenkilöt, lähijohtajat, henkilöstö

Onnettomuustilanteessa kohteena ovat

• viranomaiset (hätäkeskus 112, josta tieto menee palo- ja pelastustoimeen ja poliisille, suuronnettomuuksissa sairaalan ensiapu, TUKES (turvallisuus ja kemikaalit), STUK (säteily), Traficom (merenkulku, liikenne ja ilmailu))
• johto, avainhenkilöt, lähijohtajat, henkilöstö
• muut ulkoiset tahot (lehdistö, radio, alueen väestö, vakuutusyhtiö)

Kyberturvaongelmissa kohteena ovat

• viranomaiset
• mikäli kyseessä on rikos, esimerkiksi luottokortti- tai pankkitunnusten varkaus, identiteettivarkaus, tietomurrot, haittaohjelmien avulla tehdyt tietojen kaappaukset tai erilaiset verkkohyökkäykset, tehdään ilmoitus poliisille
• mikäli kyseessä on tietoturvapoikkeama, niin ilmoitus Kyberturvallisuuskeskukselle
• mikäli tietoturvapoikkeaman vuoksi on vuotanut henkilötietoja tai syntynyt tietovuodon riski, asiasta on ilmoitettava tietosuojavaltuutetun toimistolle ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa siitä, kun rekisterinpitäjä on tullut tietoiseksi tietoturvaloukkauksesta
• johto, avainhenkilöt, lähijohtajat, henkilöstö
• asiakkaat (yrityksen kotisivut, palvelupisteet, suorat asiakaskontaktit, suorat tiedotteet)
• muut ulkoiset tahot (luottokortti- ja pankkitunnusvarkaudessa rahoituslaitokset, lehdistö, radio, vakuutusyhtiö)

Henkilöistä aiheutuvissa tilanteissa kohteena ovat

• johto, avainhenkilöt, lähijohtajat, henkilöstö
• ulkoiset tahot, joiden on liiketoiminnan sujumisen ja läpinäkyvyyden kannalta tärkeää tietää asiasta

Liiketoimintamuutoksista aiheutuvan ensitiedottamisen kohteena ovat

• johto, avainhenkilöt, lähijohtajat, henkilöstö, ulkoiset tahot (omistajat, rahoittajat, toimittajat, asiakkaat, mediat, palveluntarjoajat, viranomaiset ym.)

Tiedottaminen yrityksen sisällä

Kun viestintätarve on todettu, siitä tulee tiedottaa aktiivisesti ja mahdollisimman varhain. Päävastuussa on toimitusjohtaja, mutta myös lähijohtajat ja muut nimetyt vastuuhenkilöt osallistuvat viestintään.

Kirjallisen tiedotteen tulee olla yksinkertainen ja selkeä: lyhyt otsikko, pääkohdat tapahtuneesta, lyhyet päälauseet, suora sanajärjestys ja ymmärrettävä terminologia. Käytetään helppoa kanavaa kuten sähköpostia tai tekstiviestejä. Kerrotaan, keneltä voi kysyä lisätietoja.

Kasvokkain tapahtuvan tiedottamisen tulee olla avointa ja noudattaa selkeää rytmiä. Johtaja on näkyvästi esillä. Keskustelulle ja kysymyksille varataan riittävästi aikaa. Tiedottamisen sisältö on sama kuin kirjallisessa tiedottamisessa.

Tiedote yrityksen ulkopuolelle

Kun tieto viestittävästä asiasta tarkentuu, siitä tiedotetaan aktiivisesti ja mahdollisimman varhain liikesalaisuudet huomioiden. Tiedotteen tulee olla yksinkertainen ja selkeä: lyhyt otsikko, pääkohdat tapahtuneesta, lyhyet päälauseet, suora sanajärjestys ja ymmärrettävä terminologia.

Tiedotteessa kerrotaan:

• Mitä on tapahtumassa tai tapahtunut?
• Miksi aiheesta kerrotaan nyt?
• Mitä vaikutuksia asiasta seuraa?

Tiedotteen lopussa on tavoitettavissa olevien vastuuhenkilöiden nimet, puhelinnumerot ja vastuualueet.

Tiedotustilaisuuden järjestäminen

Joskus voi olla tarve järjestää tiedotustilaisuus keskeisille tiedotusvälineille, jotka on hyvä selvittää etukäteen. Tällaisia ovat paikalliset ja maakunnalliset lehdet, radioasemat ja valtakunnalliset tiedotusvälineet sekä oman toimialan erikoislehdet. Ylin johto esiintyy tiedotustilaisuudessa.

Tiedotustilaisuudessa

• kerrotaan samat asiat kuin tiedotteessa
• oikaistaan mahdolliset väärät huhut

Tiedotustilaisuuksia pidetään asian osalta tarpeen mukaan. Siinä käyttäydytään kuten haastattelussa (Haastattelun antaminen).

Haastattelun antaminen

Toimittajien kysymykset ovat useimmiten peruskysymyksiä:

• Mitä asia koskee ja miksi?
• Mitä siitä seuraa?
• Miten asiaa viedään eteenpäin?
• Miten mahdollisia haittoja aiotaan minimoida?
• Mitä tehdään seuraavaksi?

Käyttäytyminen haastattelun aikana:

• Päätä etukäteen pari-kolme olennaista asiaa, jotka joka tapauksessa sanot, kysyttiinpä sinulta mitä tahansa. Sinä päätät, mitä kerrot.
• Ole ystävällinen, päättäväinen ja mieluiten lyhytsanainen.
• Pidä itsesi rauhallisena.
• Älä koskaan sano ”en kommentoi” tai ”tuohon en vastaa”.
• Jos et halua vastata kysymykseen, toista perusviestiä. Sitä, jonka olette johtoryhmässä päättäneet.
• Älä syytä ketään.
• Älä tee tulkintoja.
• Vastaa kysymyksiin selkeästi, yksinkertaisesti ja mahdollisimman tyhjentävästi.
• Vastaa ystävällisesti, ei koskaan vähätellen tai ylimielisesti.
• Käsittele kaikkien kysymyksiä yhtä tärkeinä.
• Tunne asia, josta puhut.
• Älä näytä kiireiseltä. On tärkeää saada kuulija ymmärtämään tilanne ja herättää hänessä luottamusta. Viestintä on osa yrityksen maineenhallintaa.

Päivittäinen työyhteisön vuorovaikutus alkaa tervehtimisestä. Yhdenkin ihmisen mieliala heijastuu koko työyhteisöön. Jokainen voi työpaikan eri kohtaamisissa, niin etäyhteyksissä kuin kasvokkain, miettiä, tuoko sinne mukanaan iloa vai apeutta. Ihminen ilmentää paitsi puheellaan, myös äänensävyllään, eleillään, ilmeillään, kehon kielellään ja pukeutumisellaan vuorovaikutusta. Vuorovaikutus on molemminpuolista, ja siihen kuuluu läsnäolo ja kuunteleminen, tarkentavien kysymysten esittäminen ja niihin vastaaminen sekä virheellisten tietojen oikaiseminen. Viestintä (yllä) on osa vuorovaikutusta.

Hyvä vuorovaikutus on avointa, turvallista, välitöntä ja luonnollista. Oleellisia ovat luottamus sekä kunnioitus kaikkien osapuolten välillä. Jokaisen mielipide on arvokas, ja kaikilla on mahdollisuus tuoda näkemyksensä esille ja tulla kuulluksi. Johdon ja lähijohdon läsnäolo ja tavoitettavuus tarjoavat luontevia mahdollisuuksia vuorovaikutukselle.

Säännölliset tiimien palaverit, kehittämispäivät, lähijohtajan ja työntekijän väliset kahdenkeskiset keskustelut ja kehityskeskustelut luovat rakennetta ja ennustettavuutta vuorovaikutusmahdollisuuksiin.

Työyhteisössä tulisi olla tilaisuus myös spontaaneihin ja vapaamuotoisiin kohtaamisiin, esimerkiksi yhteisissä taukotiloissa, yhteisöllisyyttä tukevissa työtiloissa ja arjen muissa luontaisissa toimissa.

Toimiva vuorovaikutus ja varhainen puheeksi ottaminen vähentävät työyhteisön ongelmatilanteiden ja ristiriitojen syntymistä ja toisaalta helpottavat mahdollisten ongelmien käsittelyä.

Sujuva palaverikäytäntö

Tiimityöskentely edistää yhteistä ajattelua, tuottaa ideoita, kiteyttää asioita, kehittää toimintaa tai ratkaisee ongelmia. Yhteistyömenetelmien muotoja ovat esimerkiksi osallistavat, keskustelevat ja esittävät menetelmät. Niiden käyttäminen lisää yhdessä tekemistä ja osallisuutta yhteisten asioiden edistämisessä. Yritys valitsee tilanteeseen ja henkilöstömäärään sopivan menetelmän esimerkiksi seuraavista yhteistyö- ja tiimityömenetelmistä.

Ryhmätyömenetelmiä kasvokkain tapahtuviin tilanteisiin

• Työpaja
• SWOT-analyysi
• Pyramidityöskentely
• Learning Cafe

Työpaja

Työpaja on yleisin yhteistyömenetelmä, jolla pyritään syventämään ymmärrystä ja osallistamaan henkilöt yhteisesti sovitun aiheen työstämiseen vapaamuotoisesti. Työpajalla tulee olla selkeä aloitus, tehtävä ja lopetus, jotta osallistujat inspiroituvat työpajan teemaan. Työpajaa toteutetaan tasapuolisesti kaikkien mielipiteitä ja ideoita kuunnellen. Lopuksi tuloksista tehdään yhteenveto ja sovitaan jatkotoimista.

SWOT-analyysi

SWOT-analyysi on nelikenttämenetelmä (Strengths = vahvuudet, Weaknesses = heikkoudet, Opportunities = mahdollisuudet, Threats = uhat), jota voi käyttää esimerkiksi strategian laatimisessa sekä oppimisen tai ongelmien tunnistamisessa, arvioinnissa ja kehittämisessä. Se on yksinkertainen työkalu yrityksen toiminnan, hankkeiden ja projektien suunnittelussa, jossa yhdessä tarkastellaan yrityksen vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. SWOT-analyysin voi myös tehdä kahdeksan kentän avulla, jolloin tarkastelunäkökulmat laajenevat ja syvenevät.

SWOT 8-kenttä

Pyramidityöskentely 

Pyramidityöskentely on yhteistoiminnallinen työskentelytapa, jonka avulla voi laatia esimerkiksi tiimin yhteiset pelisäännöt. Se sopii hyvin myös työskentelyyn, missä pitää yhdessä valita eri perusteilla tietyn teeman kuusi tärkeintä asiaa. Pyramidityöskentelyssä ennalta annetun kysymyksen avulla sijoitetaan aluksi yksin ja myöhemmin ryhmän kanssa syntyneet ideat ja näkökulmat tärkeysjärjestyksessä pyramidin muotoiseen kuvioon. Ylimpänä on tärkein, seuraavalla tasolla toiseksi tärkeimmät (2 kpl) ja alimmalla tasolla vähiten tärkeät (3 kpl) asiat. Ensin osallistujat ideoivat asiaa:

1) yksin (5 min), sitten

2) parin kanssa (10 min), seuraavaksi

3) parit muodostavat 4–6 hengen ryhmät (20 min) ja

4) lopuksi kaikki ryhmät yhdessä käsittelevät aikaansaannoksia (25 min), minkä perusteella muodostetaan lopullinen yhteenveto yhteisesti.

Learning cafe

Learning cafe on keskusteluun, tiedon luomiseen ja siirtämiseen tarkoitettu yhteistoimintamenetelmä. Siinä keskitytään joidenkin teemojen tai kysymysten ratkaisuun ryhmässä. Lähtökohtana on jakaantua pienryhmiin pohtimaan annettua tehtävää esimerkiksi 15–20 minuutiksi kirjaten tuotokset muistiin. Sen jälkeen jäsenet siirtyvät yhtä lukuun ottamatta seuraavaan tehtävään, ja paikalle jäänyt jää kertomaan tehtävästä seuraaville, jolloin uusi ryhmä jatkaa aiempien tuotosten ideointia. Kun kaikki ryhmät ovat käyneet joko kaikki tai suurimman osan tehtävistä läpi, ne siirtyvät siihen tehtävään, josta aloittivat. Ryhmän jäsenet keskustelevat tehtävän tuotoksista, poimivat 3–5 tärkeintä asiaa, ja kukin ryhmä esittelee tuloksensa (esimerkiksi fläppitaululla, post-it -lapuilla, sähköseinäsovelluksella, PowerPointilla tms.) kaikille ja niistä keskustellaan yhdessä. Lopuksi sovitaan kehitettävistä asioista, keinoista, aikatauluista ja vastuuhenkilöistä. Learning cafe on mahdollista toteuttaa myös verkossa.

Etätyöskentelyyn sopivia menetelmiä

Työkaluja etätyöskentelyyn 

Yritykset käyttävät oman tietoturvansa kannalta sopivia työvälineitä. Uusia työvälineitä syntyy nopealla tahdilla, ja yrityksen kannattaa selvittää omaan alaansa ja toimintaansa soveltuvat välineet. Seuraavat työkalut sopivat erityisen hyvin etä- ja kasvokkaisten tapaamisten tueksi silloin, kun halutaan dokumentoida ja esitellä osallistujien ajatuksia ja tuotoksia. Työkalut ovat helppokäyttöisiä ja toimivat ilman eri asennuksia. Myös muita vastaavia työkaluja on tarjolla ja uusia tulee koko ajan. Nämä työkalut sopivat monen tyyppiseen työskentelyyn niin ennen tapaamista, sen aikana ja jälkeen.

Miro. Miron mind map -tauluun voidaan luoda ennalta tekstilaatikoita ja luoda tarkoitukseen sopiva näkymä vaikka ryhmäkeskusteluja ajatellen. Näkymässä voi olla kysymyksiä, kuvia ja muita tekstejä. Ryhmät näkevät koko taulun kerralla ja voivat lisätä kommenttejaan vapaasti. Kommenttien lisäksi tauluun voi piirtää.

Wonder. Wonderissa voidaan luoda valmiiksi keskustelualueita, joihin osallistujat liikkuvat omaa kuvakettaan siirtämällä. Samalla he näkevät, ketkä muut osallistuvat kulloiseenkin keskusteluun ja voivat vaihtaa itse sujuvasti eri aiheiden välillä. Wonderissa voi myös jakaa esimerkiksi tiedostoja tai omaa näyttöä. Wonder on joustavampi vaihtoehto Zoomin tai Teamsin ’breakout roomeille’, sillä osallistujat voivat itse liikkua eri ’huoneiden’ välillä. Eri huoneissa voidaan esimerkiksi käsitellä eri vaiheita ryhmätyöstä tai teemoista.

Menetelmiä etätyöskentelyyn 

Yleistä menetelmistä. Moni menetelmä soveltuu hyvinkin erilaisiin tilanteisiin. Tällöin ratkaisevaa voi olla esimerkiksi ryhmän koko, osallistujien keskusteluhalukkuus tai käytettävissä olevat tilat (sekä fyysisesti että virtuaalisesti). Erilaisten apuvälineiden, kuten post it -lappujen (olivat ne sitten oikeita tai esimerkiksi virtuaaliselle alustalle lisättäviä) avulla voi saada hiljaisempia osallistujia helposti mukaan. Tällöin saadaan esille kattavasti eri ihmisten ajatuksia riippumatta heidän halukkuudestaan esiintyä tai olla äänessä. Voidaan myös tehdä selväksi, että hiljaa osallistuminenkin on aktiivista osallistumista, joka voi vapauttaa puhumaan ilman pakkoa. Jos joku osallistuja puolestaan vie tilaa muilta tai on liikaa äänessä, voi kysymyksiä kohdistaa suoraan muille, käyttää aikarajoitusta (tiimalasi) tai jakaa puheenvuorot.

Kun suunnittelet jonkin menetelmän hyödyntämistä, käy koko sessio mielessäsi ennalta läpi. Tällöin huomaat, jos jokin vaihe vaatii enemmän ohjeistusta tai apuvälineitä. Ohjeistukseen ja aikataulutukseen kannattaa panostaa, sillä ne tukevat tehokasta työskentelyä ja asiaan kiinni pääsemistä. Eri menetelmiä voi myös yhdistää, eli aloitetaan yhdellä ja jatketaan siitä sitten toiseen tilanteen ja tarpeen mukaan. Osa menetelmistä sopii käytettäviksi myös rinnakkain toinen toistaan mahdollistaen (esimerkiksi SWOT-analyysi + learning cafe tai voimakenttäanalyysi + minä-me-kaikki). Lähtökohtana on se, mitä työskentelyllä halutaan saavuttaa ja mikä on työskentelyn tarkoitus.

Etätyöskentelyn menetelmiä:

• Check-in / Check-out
• Minä–me–kaikki (me–we–us)
• Aikajanatarkastelu
• Havaintokehä
• Katalyyttiset kysymykset
• Juurisyyanalyysi
• Learning Cafe
• SWOT-analyysi
• Voimakenttäanalyysi

Check-in / Check-out

• Työskentelyn alussa orientoiva pieni tehtävä ja työskentelyn lopuksi kokoava toiminto, jolla voidaan myös kerätä palautetta.
  • Check-in: Pyydä osallistujia valitsemaan (annetuista vaihtoehdoista) kuva/esine, joka heijastaa tämänhetkistä fiilistä, tiimin toimintaa, asennetta tai suhtautumista käsillä olevaan asiaan tms., ja sitten kertomaan, miksi valitsi juuri tämän kuvan ja mitä se kertoo.
  • Check-out: Sano jokin positiivinen kommentti vierustoverille tai pyydä osallistujia miettimään yksi asia, jota on ensi viikolla enemmän, yksi asia, jota on ensi viikolla vähemmän, ja yksi sana, joka kuvaa tätä tapaamista.

Minä-me-kaikki (me-we-us)

• Annettua aihetta pohditaan ensin yksin, sitten parin / vierustoverin kanssa ja lopuksi koko ryhmän kesken.
• Ideoinnissa, selkeyttämisessä ja päätöksenteossa tukena.
• Antaa mahdollisuuden osallistua myös hiljaisemmille.
• Muistiinpanoja voidaan kerätä missä tahansa vaiheessa tarpeen mukaan.
• On tärkeää antaa riittävästi aikaa keskusteluille, mutta myös tunnistaa, milloin osallistujat ovat valmiita lopettamaan ja alkavat mahdollisesti puhua jo muusta.

Aikajanatarkastelu

• Tapahtuman / teeman pohtimista aikajanan avulla.
• Tapahtumien historiaa ja…
• …arvioita tulevaisuudesta.
• Voidaan kerätä esimerkiksi postit -lapuilla tai hyödyntäen virtuaalista alustaa.

Havaintokehä

• Faktat + tunteet + merkitys + toiminta.
• Esimerkkikysymyksiä:
  • Mistä tässä on kysymys? Mitä jäi mieleen? (faktat)
  • Mikä on ensireaktiosi? Miltä tämä tuntuu? (tunteet)
  • Mikä innostaa? Mikä tuntuu vaikealta? (merkitys)
  • Mitä haluaisit tehdä ensimmäisenä asian suhteen? (toiminta)
• Sopii esityksen tai työskentelyn jälkeen.
• Auttaa jäsentämään ajatuksia ja siirtymään eteenpäin.
• Voidaan toteuttaa esimerkiksi pienryhmissä.

Katalyyttiset kysymykset

• Apuna tavoitteen selkiyttämisessä.
• Esimerkkejä:
  • Kerro minulle kokemasi ongelma omin sanoin.
  • Millaisia ratkaisuja olet kokeillut aikaisemmin?
  • Mistä havaitsit tämän?
  • Mitkä ovat valinnan mahdollisuudet?
  • Mitä seurauksia on juuri tämän vaihtoehdon valinnasta?
  • Mistä aloitat?

Juurisyyanalyysi

• Miksi-kysymysten avulla on tarkoitus päästä ongelman tai haasteen perimmäiseen olemukseen, esimerkiksi: Mitä tapahtui? Miksi tapahtui? Miten tapahtuman todennäköisyyttä voitaisiin jatkossa pienentää?
• Sopii myös tavoitteen selkiyttämiseen ja ongelmanratkaisuun.
• Esitetään esimerkiksi viisi miksi-kysymystä ja sitten vastataan niihin.

Learning cafe (voidaan toteuttaa myös virtuaalisesti)

• Järjestetään pisteitä, joissa käsiteltävää aihetta lähestytään eri kysymyksin tai teemoin.
• Osallistujat kiertävät ryhmissä jokaisen pisteen tehden niissä muistiinpanoja ja huomioita.
• Muistiinpanot käydään läpi aina uuteen pisteeseen tultaessa jatkaen keskustelua niistä ja edelleen ajatusten keräämistä.
• Sopii tiedon jakamiseen, ajatusten vaihtoon, yhteisen ymmärryksen synnyttämiseen ja ratkaisun hakemiseen.
• Pisteiden tuotokset voidaan käydä lopuksi yhdessä läpi ja koostaa yhteenveto.

SWOT-analyysi (voidaan toteuttaa myös virtuaalisesti)

• Kerätään asiaan liittyvät:
  • Vahvuudet (Strengths).
  • Heikkoudet (Weaknesses).
  • Mahdollisuudet (Opportunities).
  • Uhat (Threats).
• SWOT-analyysin voi toteuttaa esimerkiksi Learning cafe -menetelmällä, jossa on neljä pistettä/keskusteluaihetta.
• Auttaa tunnistamaan eri piirteitä ja tekijöitä, jotka liittyvät käsillä olevaan päätökseen, suunnitelmaan tms.

Voimakenttäanalyysi

• Kerätään asiaa eteenpäin vievät ja estävät tekijät.
• Pohdinta tapahtuu pareittain tai pienissä ryhmissä.
• Ajatukset kerätään esimerkiksi postit -lapuille tai Padlet-seinälle.
• Tuotetut ajatukset ryhmitellään, niistä voidaan tehdä yhteenveto ja käydä keskustelua.
• Voimakenttäanalyysin pariksi sopii esimerkiksi minä-me-kaikki -menetelmä.

Työyhteisön yhteiset vapaamuotoiset tilaisuudet ja aktiviteetit toimivat monilla tavoin työyhteisön toimintaa, yhteisöllisyyttä ja yhteishenkeä kehittävinä tapahtumina. Työntekijöiden keskinäinen tutustuminen lisää rakentavaa keskustelua ja yhteistyötä. Yhteiset hetket mahdollistavat tavoitteellisen keskustelun, toimintatapojen ja prosessien kehittämisen sekä henkilöstön osallistamisen erilaisia yhteistyö- ja tiimityömenetelmiä (yllä) käyttäen. Ne tarjoavat työntekijöille mahdollisuuden palautua työstä ja edistävät yhteishenkeä luomalla työntekijöille mahdollisuuden vapaampaan vuorovaikutukseen työyhteisön muiden jäsenten kanssa. Työyhteisössä vallitseva kulttuuri vaikuttaa siihen, millaiset yhteiset aktiviteetit toimivat parhaiten. Vaihtoehtoja on paljon ja kannattaa huomioida työyhteisön valmius uusien asioiden kokeiluun sekä erilaiset toiveet.

Yhteisiä tilaisuuksia ja aktiviteetteja ovat esimerkiksi hyvinvointi-, virkistys- ja kehittämispäivät, kulttuuri- ja taide-elämykset, pikkujoulut, yhteiset kehittämispäivät ja kokoontumiset, merkkipäivät, matkat ja tutustumiskäynnit, harrastukset, koulutukset sekä yhteiset kahvi- ja lounastauot. Etätyössäkin on tärkeä tukea yhteisöllisyyttä. Erilaisia aktiviteetteja on mahdollista toteuttaa etäyhteyksin virtuaalityökaluja ja -menetelmiä käyttäen. Myös vapaamuotoinen vuorovaikutus esimerkiksi yhteisten etäkahvitaukojen kautta on mahdollista. Yhteisten aktiviteettien teemat voivat perustua jo aikataulutettuihin suunnitelmiin, ajankohtaisiin asioihin tai kehittämistarpeisiin, ja toiminta tilaisuuksissa voi nivoutua niiden ympärille. Myös työkykyä edistävälle toiminnalle sekä vapaalle vuorovaikutukselle on tärkeää jättää aikaa. Jokaiselle työyhteisön jäsenelle on tarjottava yhtäläinen mahdollisuus osallistua yhteisiin aktiviteetteihin ja houkuteltava heitä osallistumaan.