Työhyvinvoinnin johtamisen
suunnittelu

Kuvaus

Yritys- eli organisaatiokulttuuri muotoutuu yrityksen toiminnassa. Se kertoo yrityksestä, sen toimintatavoista, arvoista, asenteista sekä siitä, millaisena yritys nähdään sisältä ja ulkoa päin. Se kertoo siitä, mikä siellä toimii ja mikä ärsyttää, millä tavalla puhutaan ja mille asioille naureskellaan. Työhyvinvointi on osa yrityskulttuuria, ja sen tavoitteena on taata terveellinen elämä, turvallinen työ sekä tasa-arvon ja hyvinvoinnin toteutuminen työyhteisössä YK:n kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti.

Tavoite

Yrityskulttuuri ja työhyvinvointi näkyvät johtamistavassa, työkyvyn tukemisessa, työn ja työolojen kehittämisessä sekä keskinäisessä vuorovaikutuksessa, käyttäytymisessä ja tasapuolisuudessa. Niitä arvioidaan ja kehitetään aktiivisesti.

• Yrityksen johdon tulee tarkastella ja ideoida yrityskulttuuria yhdessä henkilöstön kanssa, jotta toimintaa ohjaavat tavat löytyvät ja joihin kaikkien on helppo sitoutua.
• Tunnistakaa yrityskulttuuriin vaikuttavia tekijöitä työhyvinvoinnin osa-alueiden ja työhyvinvointikyselyjen avulla.
• Keskustelkaa yrityskulttuurin toimivuudesta ja toteutumisesta työhyvinvoinnin ja sen johtamisen näkökulmista arjen eri tilanteissa.
  • Keskustelkaa, millaiset asenteet, puheet ja toimintatavat lisäävät työhyvinvointia ja mitkä heikentävät sitä.
  • Miettikää, pitäisikö toimintatapoja muuttaa, jotta yrityskulttuuri saavuttaa sille asetetut tavoitteet.
  • Pyrkikää kehittämään yrityskulttuuria sellaiseksi, että se on ajankohtainen ja huomioi muuttuvan työelämän ja henkilöstön työhyvinvoinnin tarpeet.
  • Hyödyntäkää tarvittaessa yhteiskehittämisen menetelmiä.
• Viestikää yrityskulttuurista ja työhyvinvointitoimista siten, että kaikki ovat niistä tietoisia ja valmiita toimimaan niiden mukaisesti.

Yrityksen arvot ja visio ohjaavat toimintaa ja niillä on vaikutus yrityksen tilaan, kehitykseen, menestymiseen sekä henkilöstön hyvinvointiin. Arvot ilmaisevat, mitä yrityksessä arvostetaan ja millainen se haluaa olla. Visio ilmaisee, mitä yritys tavoittelee.

Tavoite

Yrityksessä on määritelty työhyvinvointia tukevat arvot sekä visio ohjaamaan sen toimintaa.

Arvot vastaavat kysymyksiin, miten organisaatiossa tulee toimia, millainen yhteisö olemme, ja millainen haluamme olla.

• Yrityksen johdon tulee määritellä muutamia arvoja, joissa on huomioitu työhyvinvointi.
• Ideoikaa arvoja henkilöstön kanssa yhdessä, jotta arvot ohjaavat henkilöstön toimintaa ja sitouttavat. Vinkkejä saa muiden yritysten nettisivuilta.
• Kootkaa yksiköiden näkemykset ja valitkaa niistä yhdessä teille sopivat arvot.
• Hyödyntäkää tarvittaessa yhteiskehittämisen menetelmiä.
• Keskustelkaa arvojen toimivuudesta ja toteutumisesta työhyvinvoinnin näkökulmasta arjen eri tilanteissa.
• Varmistakaa, että arvot vastaavat yrityskulttuuria ja arvioikaa, edellyttävätkö ne toimintatavan muutoksia yrityksessä.
• Tarkastelkaa, arvioikaa ja päivittäkää arvoja yhdessä ajan hengen mukaisiksi. Huomioikaa muuttuva työelämä sekä työhyvinvoinnin tarpeet.
•  

Visio vastaa kysymykseen, minne organisaatio on menossa.

• Yrityksen johdon tulee määritellä riittävän kunnianhimoinen, innostava ja houkutteleva visio.
• Visiossa on hyvä näkyä työhyvinvointi ja sen toteutuminen. Keskustelkaa, miten työhyvinvointi ilmenee visiossa.
• Henkilöstön tulee kokea visio omakseen.
• Viestikää visiosta henkilöstölle ja pyytäkää siitä palautetta.
• Keskustelkaa visiosta työhyvinvoinnin näkökulmasta yhteisissä tilaisuuksissa ja tarkistakaa se säännöllisesti.
• Seuratkaa ja arvioikaa vision toteutumista säännöllisesti ja huomioikaa samalla muuttuvat työhyvinvoinnin tarpeet.

Kuvaus

Yritys varautuu mahdollisiin työhyvinvointia vaarantaviin sisäisiin ja ulkoisiin uhkiin tunnistamalla ja arvioimalla ne. Ulkoisia uhkia voi aiheutua ympäristötekijöistä, tartuntataudeista, kilpailusta, työvoimasta ja jopa sodan uhasta. Sisäisiä uhkia ovat työn ja työympäristön vaarat, kyberturvaongelmat, organisaatiomuutokset sekä henkilöistä aiheutuvat tekijät.

Tavoite

Työhyvinvointia uhkaavia tekijöitä tunnistetaan ja arvioidaan yrityksessä säännöllisesti, ja sen perusteella tehdään varautumissuunnitelmia ja kehitetään valmiuksia. Uhkia pyritään ennaltaehkäisemään yhteistyössä henkilöstön kanssa.

Ulkoiset uhat voivat olla alueellisia ja globaaleja ja liittyä esim. päätöksentekoon, elinkeinorakenteeseen, ympäristötekijöihin, tartuntatauteihin, kilpailijoihin, organisaatiomuutoksiin, kyberuhkiin, yleiseen taloustilanteeseen, väestöön, työvoiman saatavuuteen, lainsäädännön muutoksiin tai jopa sodan uhkaan.

Sisäiset uhat tarkoittavat

• henkilöstöön kohdistuvia työympäristössä esiintyviä haitta- ja vaaratekijöitä kuten psykososiaalisia, fyysisiä, fysikaalisia, kemiallisia ja biologisia tekijöitä sekä tapaturmariskejä. Osa näistä voi myös olla ympäristöön kohdistuvia.
• kyberturvaongelmia, tartuntavaaroja, liiketoimintaan liittyviä muutoksia sekä henkilöistä aiheutuvia riskejä (KriisiApuri-sovellus ja Fokus kriisien hallintaan -ohjeistus).
• Hyödyntäkää uhkien tunnistamisessa esim. median, asiantuntijalaitosten tai viranomaisten esiin nostamia asioita, tietopalveluja sekä työympäristön riskinarvioinnista saatua tietoa ja arvioikaa niiden vaikutuksia yritystoimintaan (SWOT-analyysi).
• Viestikää henkilöstölle uhkaaviin tilanteisiin varautumisesta ja niissä toimimisesta (viestintäohje).
• Tehkää varautumissuunnitelmia erilaisten ulkoisten uhkien varalle ja määritelkää niistä vastaavat henkilöt.
  • Hyödyntäkää mahdollisimman laajasti henkilöstön osaamista sekä oppilaitos- ja verkostoyhteistyötä.
• Vahvistakaa henkilöstön valmiuksia uhkien varalle. Varautukaa henkilöstörakenteen muutoksiin.
• Panostakaa hyvään johtamiseen, ilmapiiriin, työntekijäkokemukseen sekä palvelujen ja tuotteiden kehittämiseen.
• Seuratkaa uhkia jatkuvasti.
• Tarkistakaa ja päivittäkää varautumissuunnitelmat sekä uhkien vaikutukset henkilöstön työhyvinvointiin säännöllisesti.

Kuvaus

Yrityksen strategia voi sisältää työhyvinvointia tukevat asiat tai ne sisällytetään erilliseen työhyvinvointisuunnitelmaan. Nämä ovat työhyvinvoinnin johtamisen välineitä tavoitteisiin pääsemiseksi.

Tavoite

Yrityksen strategia ja työhyvinvointisuunnitelma ovat selkeitä ja johto on sitoutunut toteuttamaan niitä henkilöstön kanssa. Ne sisältävät työhyvinvoinnin johtamisen kehittämiskohteet sekä uhkien tunnistamisesta johdetut painoalueet.

Työhyvinvoinnin johtamisen kehittämiskohteet voivat liittyä terveyteen, osaamiseen, työhön, työympäristöön, työyhteisöön ja johtamiseen, joita parantamalla yritys pääsee tavoitteisiinsa.

• Hyödyntäkää kehittämiskohteiden määrittelyssä nykytilan arviointia ulkoisista ja sisäisistä uhista, keskusteluja henkilöstön kanssa, kehityskeskustelujen yhteenvetoja, henkilöstökyselyjen tuloksia, riskinarviointitietoa, työterveyshuollon ja yrityksen tilastoja, SWOT-analyysia yms.
  • Nostakaa niistä tärkeimmät kehittämiskohteet, joihin panostatte johtamisessa.
  • Tehkää suunnitelma toimenpiteistä.
• Viestikää työhyvinvoinnin kehittämiskohteista intrassa, viikkopalavereissa ja muussa sisäisessä viestinnässä.
• Keskustelkaa kehittämiskohteista tarvittaessa henkilöstön ja asiantuntijoiden kanssa.
• Tarkistakaa ja päivittäkää työhyvinvoinnin johtamisen kehittämiskohteet säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain.

Kuvaus

Kun työhyvinvoinnin johtamisen kohteet ovat tiedossa, määritellään niille tavoitteet, tavoitetasot sekä tunnusluvut, joilla seurataan toiminnan kehittymistä.

Tavoite

Työhyvinvoinnin johtamiselle on asetettu kaikkien tiedossa olevat tavoitteet (esim. sairauspoissaoloprosentti ja taso, jolle sairauspoissaolojen halutaan vähenevän), joihin henkilöstö on valmis sitoutumaan. Tavoitteiden seuraamista varten on määritelty tunnusluvut (määrällinen luku tai laadullinen arvio), joista saatu tieto välitetään johtoryhmälle päätöksenteon tueksi.

Tavoitteiden määrittely työhyvinvoinnin johtamiselle

• Asettakaa työhyvinvoinnin johtamisen kehittämiskohteille selkeät tavoitteet (esim. 1–5 kpl), joista on mahdollista saada numeerinen luku tai laadullinen arvio.
• Määritelkää jokaiselle tavoitteelle oma tavoitetaso.
  • Esimerkkeinä: sairauspoissaolojen määrä, ollut 10 %, tavoitteena 7 %; tuotantokatkosten määrä, ollut 1000/v, tavoite 500/v; koulutuspäivien määrä, ollut 3 pv/hlö/v, tavoite 5 pv/hlö/v.
• Nimetkää vastuuhenkilöt tavoitteiden seurannalle.
• Viestikää tavoitteista ja niiden toteutumisesta henkilöstölle.
• Tehkää työhyvinvoinnin tavoitteet näkyviksi lähijohtamisessa ja konkretisoikaa päivittäiseen käytännön toimintaan.
• Päivittäkää tavoitteet ja tavoitetasot säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain.

Työhyvinvointia kuvaavien tunnuslukujen määrittely

• Sopikaa, ketkä vastaavat tunnuslukujen kokoamisesta johtoryhmän käsittelyyn.
• Määritelkää kullekin tavoitteelle numeerinen tai sanallinen asteikko.
  • Esimerkiksi erittäin huono – huono – kohtalainen – hyvä - erittäin hyvä.
• Valitkaa yrityksen työhyvinvointikulttuurin kannalta keskeiset ja käyttökelpoiset tunnusluvut, joista on saatavissa tietoa ja jotka tukevat yrityksen tehtävää ja kestävää tuloksellisuutta.
• Selvittäkää, mistä järjestelmistä tunnuslukujen tiedot saadaan.
• Kerätkää tunnusluvut soveltuvaan pohjaan (tunnuslukupohja).
  • Esimerkkejä tunnusluvuista: henkilöstön terveys, osaaminen, työyhteisö, työympäristö, työ, johtaminen.
• Hyödyntäkää saatua tietoa johtoryhmän päätöksenteossa.
• Vertailkaa tarvittaessa tietoa oman alan muista yrityksistä.
• Reagoikaa toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin.
• Määrittäkää tarvittaessa uusia tavoitteita ja tunnuslukuja.

Kuvaus

Kun työhyvinvoinnin johtamisen tavoitteet ovat selvillä, valitaan keinot niiden saavuttamiseksi. Näitä ovat eri toimintamallit ja -käytännöt, työvälineet ja menetelmät. Keinot voivat liittyä työympäristön, työyhteisön, osaamisen ja johtamisen kehittämiseen.

Tavoite

Yritys on määritellyt työhyvinvoinnin johtamisen keinot ja arvioinut niiden toimivuuden tavoitteiden saavuttamiseksi.

• Määritelkää työhyvinvoinnin tavoitteisiin sopivat johtamisen keinot.
• Valitkaa teille tarpeellisia keinoja ja menetelmiä työntekijään, työyhteisöön, lähijohtamistyöhön, työhön ja työympäristöön liittyen.
• Täydentäkää keinovalikoimaanne edellä olevien linkkien takaa löytyvillä keinoilla tukemaan työhyvinvoinnin johtamisen tavoitteitanne.
• Tarkastelkaa ja arvioikaa keinovalikoimanne toimivuutta ja tehokkuutta säännöllisesti.
• Huomioikaa yrityksenne työhyvinvointikulttuuri ja sen vaikutukset keinojen toimivuuteen ja uusien kehittämistarpeeseen.

Kuvaus

Viestinnän avulla lisätään työhyvinvointiin liittyvää tietämystä, aktiivisuutta sekä vastuullisuutta. Sen merkitys korostuu muutos- ja kriisitilanteissa. Yritys rakentaa viestinnällään mainetta, vetovoimaisuutta sekä luo työnantajakuvaa.

Tavoite

Yritys viestii ajantasaisesti ja säännöllisesti työhyvinvointiin liittyvistä asioista koko henkilöstölle. Viestintään on tehty suunnitelma, jossa kerrotaan vastuuhenkilöt, toteutustavat sekä varautuminen erilaisiin tilanteisiin.

• Ulkoisella viestinnällä rakennetaan yrityksen mainetta ja sisäisellä viestinnällä henkilöstön psykologista turvallisuutta. Viestintä on tärkeä osa johtamista ja työhyvinvointia, ja johto vastaa siitä.
• Valmistelkaa viestintäsuunnitelma, joka huomioi seuraavat osa-alueet:
  • vastuuhenkilö
  • tiedotus
  • palautekäytännöt
  • arjen vuorovaikutuskäytännöt
  • kehityskeskustelut
  • yhteiset tilaisuudet
  • tiedotustilaisuudet sekä
  • apuvälineet: kyselyt, sähköiset viestimet, palautelomakkeet ja tiedotepohjat
• Harjoitelkaa viestintää eri tilanteita varten.
• Arvioikaa viestinnän laatua organisaatiossa:
  • Herättääkö lähijohtajien viestintä luottamusta henkilöstössä?
  • Sisältääkö viestintä kannustusta ja motivointia?
  • Onko viestintä henkilöstöä osallistavaa ja vaikutusmahdollisuuksia edistävää?
• Ottakaa käyttöön tarvittavat viestintäalustat.
• Toteuttakaa viestintäsuunnitelmaa koko organisaatiossa.
• Valmentakaa lähijohtajia laadukkaan viestinnän toteuttamiseen hyödyntämällä viestintäkouluttajaa, kursseja tai yrityksen viestintäosaajia.
• Arvioikaa lähijohtajien viestinnän kehittymistä henkilöstön ja lähijohtajien kehityskeskusteluissa.
• Arvioikaa ja päivittäkää viestintäsuunnitelma viestintätarpeiden muuttuessa esimerkiksi yrityksen kasvun, henkilöstövaihdosten tai kriisitilanteiden myötä.
• Kehittäkää viestintäkäytäntöjä ja ymmärrystä työhyvinvointiviestinnästä jatkuvasti.