Lähijohtamiseen liittyviä keinoja ja menetelmiä

Lähijohtamisella on tutkitusti suuri vaikutus henkilöstön työhyvinvointiin. Yrityksessä tulee sen vuoksi määritellä, mitä työhyvinvointia tukevia valmiuksia siellä edellytetään lähijohtajina työskenteleviltä henkilöiltä. Lisäksi on pohdittava lähijohtamisen tueksi tarvittavia koulutuksia. Kyseiset valmiudet ja koulutukset voivat liittyä yrityksen toimialaan tai muihin johtamiskoulutuksiin, joissa lähijohtajille järjestetään yhteisiä keskustelutilaisuuksia työhyvinvoinnin johtamiseen liittyvistä asioista tukemaan lähijohtamista.

Lähijohtajien työhyvinvoinnin johtamisen valmiuksia vahvistavat koulutusten lisäksi harjoitukset ja keskustelut

• hyvistä käytännöistä
• hankalien tilanteiden ratkaisukeinoista
• erilaisista henkilöstön osallistamista ja yhteisöllisyyttä tukevista keinoista
• puheeksi ottamisesta vaikeista asioista
• toiminnasta hankalien ihmisten kanssa
• työkyvyn tukemisesta
• omasta työhyvinvoinnista huolehtimisesta

Lähijohtajien valmennusta tarjoavat monet koulutusorganisaatiot, työpsykologit ja konsultit.

Etätyön ja työpaikalla tehtävän työn yhdistelmää kutsutaan hybridityöksi. Käytännöt ovat olemassa työpaikalla tehtävälle työlle, kun taas etätyö edellyttää sopimista. On tärkeää löytää yhteisesti kullekin sopiva tapa työn tekemiseen etänä tai työpaikalla, sillä etätyö voi toisille lisätä työhyvinvointia, mutta joillekin se voi aiheuttaa kuormitusta ja erilaisia terveysongelmia. Etätyön sopimisessa on otettava huomioon ihmisten ja perheiden toiveet, elämäntilanteet, asumisolot ja perheenjäsenet niin, ettei se rajoita muiden elämää. Etätyössäkin on varmistettava, etteivät henkilöt kuormitu liikaa. Lähijohtajan tulee seurata tilannetta säännöllisesti ja ottaa pohdintaa edellyttävät asiat herkästi puheeksi. Sujuva etätyöskentely edellyttää luottamusta työntekijän, lähijohtajan sekä työnantajan välillä sekä hyvästä ilmapiiristä ja yhteisöllisyydestä huolehtimista.

Etätyön teettämisestä on vastuu yrityksen johdolla. Työn suunnittelu perustuu yhteiseen keskusteluun ja sopimiseen.

Etätyön riskienkartoitus

Etätyösopimus

Lähijohtajan tehtävät etätyön organisoinnissa ja johtamisessa:

1. Selvitä yrityksen tekemät linjaukset etätyön tekemisestä.
2. Selvitä asiantuntijan kanssa tieto- ja kyberturvallisuus, etäyhteyksien toimivuuteen, työtilojen ja välineiden sopivuuteen ja niiden riittävään tasoon liittyvät asiat. Työturvallisuuslainsäädäntö koskee myös etätyöpaikkaa (katso Etätyön riskienkartoitus).
3. Määrittele etänä hoidettavat ja fyysistä läsnäoloa vaativat tehtävät.
4. Luo yhdessä työntekijöiden kanssa ohjeet etätyön tekemiselle, joustoille ja prosesseille.
5. Pyydä tietoa työntekoa rajoittavista tekijöistä ja esiin nousevista ongelmista. Keskustelkaa niiden ratkaisemisesta. Määrittele ongelmalliset tehtävät etätyössä, ja sovi, miten ne hoidetaan.
6. Varmista, että työntekijöillä on tarvittavat työvälineet käytössään ja heidän työergonomiansa on kunnossa.
7. Sovi sähköisten viestimien käytöstä (sähköposti, puhelin, videopuhelu, projektinhallintajärjestelmä) ja aika, jolloin työntekijät ja lähijohto ovat tavoitettavissa.
8. Selvitä työntekijöiden valmiudet, perehdytä heitä käyttämään sähköisiä viestimiä ja nimeä yhteyshenkilöt.
9. Pidä yhteyttä tiimiläisiin säännöllisesti; järjestä yhteisiä palavereja ja vapaamuotoisia keskustelutilaisuuksia, selvitä heidän työhyvinvointiaan ja puutu niihin liittyviin ongelmiin, auttamalla, tukemalla sekä kannustamalla heitä.
10. Tiedota organisaation käytännöistä, ohjeista ja suosituksista sekä työntekoa ja hyvinvointia edistävistä palveluista ja toimintatavoista.
11. Arvioi työn toteutumista (esim. kehitys- ja tuloskeskustelut, työhyvinvointia ja motivaatiota käsittelevät luottamukselliset keskustelut).
12. Selvitä vakuutusten kattavuus tapaturmien ja sairastumisen varalle.

Organisaation työhyvinvointikulttuuri näkyy niin yrityksen sisällä kuin sen ulkopuolelle. Työpaikalla tulee pohtia, tarvitaanko kirjattuja pelisääntöjä, vai onko luottamus työntekijöiden ja työnantajan välillä jo sellaista, että kaikki ymmärtävät vastuunsa ja toimivat toisiaan kohtaan luottamuksen arvoisesti.

Työpaikalla on noudatettava monia lakeja ja työehtosopimuksia sekä niiden nojalla neuvoteltuja paikallisia sopimuksia. Tämän lisäksi työnantaja ja henkilöstö voivat keskenään sopia yhteisesti noudatettavia ohjeita ja toimintatapoja. Tällaiseen tilanteeseen joudutaan, jos puhuminen ja puheeksi ottaminen eivät riitä ja hyvän käytöksen rajat ovat hämärtyneet. Silloin henkilöstön on yhdessä pohdittava pelisääntöjen tarvetta antamaan puitteet yhdenmukaiselle toiminnalle ja muut huomioivalle käyttäytymiselle.

Pelisääntöjen tulee olla yhdessä luodut, kaikille tiedossa ja löydettävissä esimerkiksi huoneentauluna tai intranetissä. On oleellista, että erityisesti johto ja lähijohtajat sitoutuvat pelisääntöihin ja edellyttävät niiden mukaista toimintaa myös muilta puuttuen poikkeamiin tarvittaessa. Myös toimintamallien ongelma-, ristiriita- ja konfliktitilanteissa tulee olla selkeät ja kaikkien tiedossa. Tässä esimerkki Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan henkilöstön laatimista pelisäännöistä:

• ole ystävällinen
• ota vastuu tehtävistäsi ja työpaikkasi ilmapiiristä
• kuuntele ja kunnioita työtovereitasi
• kehitä itseäsi ja työtäsi
• yhdessä tehden työ sujuu
• tue ja perehdytä

Liikunta

Kaikenlainen liikunta lisää tutkitusti ihmisen hyvinvointia – niin myös työhyvinvointia. Se vähentää stressiä, parantaa keskittymiskykyä ja lisää työkykyä muun muassa parantuneen lihaskunnon kautta. Yksi keino yrityksissä työhyvinvoinnin vahvistamiseen on henkilöstön kannustaminen liikkumaan myös vapaa-ajalla. Työn luonteen salliessa liikkumiseen voisi käyttää jonkin verran myös työaikaa. Liikkumiseen ei voi ketään pakottaa, mutta siihen voi houkutella erilaisten kokeilujen, liikkumismahdollisuuksien helpottamisen ja palkitsemisen keinoin, kuten:

• työmatkaliikunta – työsuhdepolkupyörät, hyvät pyöräparkit ja peseytymistilat
• sali- ja liikuntavuorot – ryhmäliikunta kohottaa myös yhteishenkeä
• virkistäytymispäivät ja liikuntatapahtumat – tämäkin on yhteishengen kohottaja
• liikunta- ja kulttuurisetelit – ryhmäliikunta, kuntosali, uinti tms. työntekijän valitsema liikuntamuoto
• liikuntabonus – kannustepalkkiot liikuntasuorituksista
• kilpailut – leikkimielinen kilpailu vaikkapa tiimien kesken tuo tavoitetta peliin
• kävelypalaverit ja -kokoukset – tuovat vaihtelua kokoushuoneiden ja läppäri-istuntojen tilalle
• muutaman minuutin yhteinen venyttely- tai jumppahetki kesken työpäivän
• taukoliikunnasta muistuttavat digitaaliset sovellukset

Jokainen yritys etsii sopivan tavan aktivoida henkilöstön liikkumista taloudelliset mahdollisuudet huomioiden. Työterveyshuollosta saa tietoa tukimahdollisuuksista ja vaihtoehdoista. Henkilöstön toiveita kannattaa selvittää ja käsitellä asiaa johtoryhmässä.

Liikuntaan pitää jokaisen voida osallistua omien tarpeidensa ja mahdollisuuksiensa mukaan. Se ei saa suosia vain muutamia tai pientä ryhmää, jotka jo muutenkin ovat aktiivisia liikkujia. Parasta on, jos henkilöstöllä on jonkin verran valinnan varaa, mikä houkuttelee mahdollisimman monia aloittamaan liikkumisen.

Henkilöstölle voidaan tarjota liikunnan lisäksi tai sen vaihtoehtona kulttuurietu, millä on mieltä virkistävä vaikutus, jolloin se

• tarjoaa työntekijälle laajan valinnanmahdollisuuden eri kulttuuripalveluihin (teatteri, musiikki, taide, museot, ooppera jne.)
• on työntekijälle verovapaa, jos arvo on alle 400 euroa henkilöä kohden (verottaja vahvistaa vuosittain maksimin)
• on yritykselle vähennyskelpoinen kulu
• voidaan hoitaa digitaalisesti pienellä byrokratialla palvelun tarjoajien kautta (mm. Smartum, Edenred, Eazybreak ja E-passi).

  

Terveellinen ruokailu 

Laadukas ja riittävä ravinto on työhyvinvoinnin perusta. Työ sujuu paremmin, jos energiataso pysyy hyvänä koko työvuoron ajan. Monipuolinen ruoka viihtyisässä ympäristössä tarjoaa energiaa aivoille ja keholle sekä luo palauttavan tauon ja sosiaalisen hetken työn oheen.

Henkilöstölle voidaan tarjota esimerkiksi

• lounasetu työpaikan lounasravintolassa tai sen ulkopuolella lounassetelien tai lounassaldon (kännykkäsovellus) avulla (palvelun tarjoajia mm. Smartum, Edenred, Eazybreak ja E-passi).

• lounasedun hyödyt työntekijälle:
  • lounas on monipuolinen ja riittävä
  • ruokailu on säännöllistä
  • ruokailuhetki tarjoaa virkistävän tauon työhön
  • työntekijä maksaa siitä vain verojen osuuden (jos luontoisetu) tai verotusarvon (jos lounasvähennys)
  • terveelliset välipalat
• työnantaja voi tarjota työpaikalla ja kokouksissa esimerkiksi hedelmiä, jotka ovat työntekijöille verottomia ja työnantaja voi vähentää kustannukset verotuksessa
• yrityksen tiloihin voi sijoittaa välipala-automaatteja, joista työntekijät voivat omalla kustannuksellaan saada terveellisiä välipaloja
• toimiva kahvihuone työpaikalle
• yrityksen toimitiloissa on hyvä olla henkilöstön käyttöön soveltuvat keittiötilat, jossa on riittävä välineistö esimerkiksi ruokien lämmittämiseen ja ruokailuun
• työpaikalle voidaan organisoida myös ruokarinkejä ja yhteistilauksia sekä -kuljetuksia
• ravintotietoutta lisäävät ja hyvään ruokailuun innostavat tietoiskut
• viestinnän, koulutuksen ja henkilökohtaisen valmennuksen tai neuvonnan keinoin voidaan innostaa henkilöstöä terveelliseen ravitsemukseen

Jokainen yritys etsii sopivan tavan järjestää henkilöstön terveellinen ruokailu. Henkilöstön toiveet ja palaute kannattaa huomioida ja neuvotella niistä työpaikkaruokailun järjestäjän kanssa.

 

Savuton työpaikka 

Tupakointi on henkilökohtainen asia, mutta se voi työpaikalla haitata työtovereita, työympäristöä ja työn tekemistä. Tupakoinnista aiheutuu terveydellisiä ja taloudellisia haittoja tupakoisijalle ja yritykselle. Tupakoijat saattavat itsekin toivoa pääsevänsä tupakasta eroon, ja jotkut työpaikat tarjoavat heille nikotiinilaastareita ja ohjausta tupakoinnin lopettamiseen, missä työterveyshuolto voi myös auttaa. Tupakoinnin korvaaminen sähkötupakalla tai nuuskalla ei ole sen terveellisempi ratkaisu.

Koko työyhteisön kannustus on tärkeää heille, joiden oikeuksia päättää omasta tupakoinnistaan rajoitetaan työpaikalla. Rajoittamiselle on tärkeää esittää ymmärrettävät perustelut, joita ovat esimerkiksi ylimääräisistä tauoista aiheutuvat tuotannon menetykset, epätasa-arvo palkkauksessa, hajuhaitat ja työturvallisuusriskien mahdollinen lisääntyminen. Siksi tupakoinnin vaikutuksista on puhuttava mahdollisimman avoimesti ja rehellisesti.

Savuton työpaikka rakennetaan onnistuneesti, kun se tehdään yhteistyössä henkilöstön kanssa sopimalla rajoituksista ja tukemalla savuttomuutta yhteistyössä työterveyshuollon ammattilaisten kanssa. Siirtyminen savuttomaksi työpaikaksi saattaa edellyttää pidempiaikaista, laajaa keskustelua ja yhteisistä toimintatavoista sopimista eri henkilöstöryhmien kanssa, jotta työilmapiiri pysyy hyvänä.

Työhyvinvointistrategian vieminen käytäntöön tarkoittaa sitä, miten strategia saadaan toimimaan käytännön tasolla. Tällöin henkilöstö sisäistää strategian ja toimii sen kuvaamalla tavalla, ja strategia alkaa näkyä ja vaikuttaa koko organisaation arjessa. Työhyvinvointistrategia saadaan parhaiten toteutumaan osallistamalla koko henkilöstö sen toteuttamiseen arjessa.

Työhyvinvointistrategian viemisessä käytäntöön on keskeistä:

• Johdonmukainen, säännöllinen viestiminen yrityksen valitsemasta strategiasta ja sen eri näkökulmista. Viestimistä tehdään eri kanavissa, jotta sen sisältö ja tavoitteet tulevat osaksi kaikkien tietämystä ja arkea.
• Sitouttaminen strategiaan tapahtuu sitä toteuttavilla toimenpiteillä ja yksiköittäin keskustelemalla
  • yrityksen strategiasta ja tavoitteista
  • mitä strategia tarkoittaa yksikkönne toiminnassa
  • miten strategian tulisi näkyä toiminnassa
  • mitä muutoksia (esim. osaamisen vahvistaminen, henkilöstön siirto, työprosessit, työtilat ja -välineet) strategia edellyttää
  • mitä tulisi tehdä ja millä keinoilla
  • mikä on kenenkin vastuu strategian toteuttamisessa
  • mikä on työyhteisön jäsenten rooli strategian toteuttamisessa
• Muutaman tavoitteita konkreettisesti tukevan mittarin tai muutoksen tunnistaminen, niiden kehityksen seuraaminen ja niistä keskusteleminen yhdessä.

Työ ja muu elämä ovat kytköksissä toisiinsa. Niistä syntyvät kokemukset voivat olla myönteisiä, jotka lisäävät hyvinvointia tai kielteisiä, jotka vähentävät sitä. Hyvä elämä koostuu työstä ja muusta elämästä. Parhaimmillaan työ tarjoaa toimeentulon, mahdollisuuksia itsensä toteuttamiseen ja onnistumisen kokemuksia, jotka heijastuvat myönteisesti muuhun elämään ja päinvastoin. Pahimmillaan liian suuri työmäärä, pitkät työpäivät, matkatyö ja työsuhteen epävarmuus vaikeuttavat muuta elämää. Pienten lasten hoitaminen, työntekijän oma, perheenjäsenen tai läheisen sairastuminen tai kuolema, omaishoivavastuu ja heikko taloudellinen tilanne ovat raskaita elämäntilanteita. Välittävässä yrityskulttuurissa johto tiedostaa työn vaikutukset työntekijöiden henkilökohtaiseen elämään ja kohtelee työntekijöitä ihmisinä, mikä vaikuttaa myös yrityksen maineeseen. Työ ei ole irrallinen osa muuta elämää eikä muun elämän vaikutuksilta työntekoon ja toisin päin voi välttyä.

Työn ja muun elämän tasapainottamiseen ja yhteensovittamiseen tarvitaan hyvää tahtoa ja hyviä käytäntöjä, jollaisia ovat esimerkiksi työaikaan liittyvät joustot sekä yhteisesti sovitut järjestelyt (esim. työaikapankki, työaikaliukumat, osa-aikatyö, vuorotyölistat ajoissa, ylityökorvaus, riittävä lepo työjaksojen välissä, vuorotteluvapaa), etätyö, toimivat sijaisjärjestelyt, työtehtävien uudelleen järjestelyt, tasa-arvoinen ja oikeudenmukainen kohtelu sekä eri iässä ja elämäntilanteissa olevien työkyvyn tukeminen myös silloin, kun palataan pidemmältä poissaololta takaisin töihin. Lähijohtajan keskeinen tehtävä on tunnistaa eri iässä ja elämäntilanteessa olevat, ottaa asiat puheeksi ja hyödyntää edellä mainittuja hyviä käytäntöjä.

Työn kuormituksesta palautuminen on tärkeä taito jokaiselle ja siihen on järjestettävä aikaa. Niin ikään muun elämän rasituksista palautuminen on yhtä tärkeää. Työn ja muun elämän rasituksista palautumista tukevat hyvät elintavat, kuten riittävä uni, liikunta, säännöllinen ja terveellinen ruokailu, sekä mukava tekeminen, työstä irrottautuminen ja hyvät ystävyyssuhteet.