Työhön ja työympäristöön liittyviä keinoja ja menetelmiä
Tehtävänkuvat auttavat yritystä organisoimaan työtä ja työntekijöitä ymmärtämään omat vastuualueensa, roolinsa ja odotukset yrityksen toiminnan kokonaisuudessa. Tehtävänkuviin perustuvien ja realististen tavoitteiden kautta yksilön motivaatio sekä sitoutuminen työhön paranevat. Tehtävänkuvilla määritetyt vastuualueet helpottavat töiden järjestämistä ja sujuvuutta.
Työhyvinvoinnin ylläpitämisessä jokaisella organisaation jäsenellä on oma vastuunsa ja roolinsa:
- Ylimmän johdon tehtävänä on päättää tavoitteista, linjauksista ja resursseista.
- Keskijohto ohjeistaa ja huolehtii työoloista, päättää tuotanto- ja työmenetelmistä ja hankinnoista.
- Lähijohtajien tehtävänä on perehdyttää, ohjeistaa ja huolehtia työntekijöistä.
- Työntekijän vastuulla on huolehtia ja välittää itsestään ja toisista, noudattaa ohjeita sekä ilmoittaa vaaroista ja työssä esiintyvistä epäkohdista.
- Työsuojelun yhteistoimintaorganisaatio havainnoi työympäristöä ja työoloja, tunnistaa häiriöitä ja tekee kehittämisehdotuksia.
Sujuvassa työssä perusasiat toimivat hyvin, työ on suunniteltu hyvin, se on tavoitteellista, tuottavaa, tehokasta, turvallista, sopivan kuormittavaa, mielekästä ja se kehittyy ja sitä kehitetään jatkuvasti. Kun työ sujuu, se tuottaa kokonaisvaltaisen hyvän olon ja antaa perustan työkyvyn säilymiselle. Hyvä ammattitaito, toimivat työvälineet, digitaaliset järjestelmät ja ohjelmat, prosessit ja toimintatavat sekä ergonomiaan ja työaikaan liittyvät perusasiat tukevat työn sujuvuutta. Näiden lisäksi tarvitaan toimivaa vuorovaikutusta, yhteistyötä ja tiedonkulkua sekä oikein mitoitettua henkilöstöä. Häiriöt työssä ja työprosesseissa lisäävät kuormittumista ja turhautumista työssä ja ovat merkittävä kuluerä yritykselle. Myös työssä tapahtuvat virheet ja epäonnistumiset sekä uusien toimintatapojen oppimisen hitaus heikentävät työn sujuvuutta.
Organisaation toiminnan hallinta ja suunnittelu helpottuvat ja työ tulee sujuvaksi, jos työ on jaoteltu ja mallinnettu eri prosesseihin. Työprosessien mallintaminen on työn kuvaamisen tapa, jonka avulla työlle voidaan määrittää tavoitteita sekä seurata niiden toteutumista, tunnistaa kriittisiä työvaiheita sekä hahmottaa, missä prosessin vaiheissa on erityistä huomiota vaativia tehtäviä. Näin työprosessien mallintamisella voidaan vaikuttaa sekä työn turvallisuuteen sekä sujuvuuteen.
Työprosessin mallintamisessa on suositeltavaa käyttää osallistavia menetelmiä. Kun työntekijät ja muut keskeiset sidosryhmät (kuten työterveys- ja työturvallisuustoimijat) arvioivat työtä ja työprosesseja aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti, työ kehittyy sujuvaksi, mikä vaikuttaa myönteisesti jokaisen työhyvinvointiin.
Kun työntekijät kannustetaan tekemään jatkuvasti pieniä töiden sujumista parantavia ehdotuksia, ja niitä käytetään työn ja prosessien parantamiseen yhteistyössä johdon ja työntekijöiden kanssa, niin tuotanto tehostuu, ja henkilöstö huomaa vaikuttavansa koko yrityksen toimintaan ja tulokseen.
Työn muokkaamisessa (myös: tuunaamisessa tai: muotoilussa) on kyse siitä, että työntekijällä tai tiimillä on motivaatiota kehittää ja uudistaa työtä mielekkäämmäksi, mikä johtaa aktiivisempaan rooliin ja työhyvinvoinnin paranemiseen. Työtä sovitetaan työntekijän ominaisuuksiin ja vahvuuksiin, jolloin työn ja työyhteisön voimavarat ja suoritukset vahvistavat toinen toisiaan.
Monissa työtehtävissä on mahdollista vaikuttaa ainakin johonkin työn kohtaan. Tarkoitus ei ole muuttaa työtä sinänsä, vaan muokata työn osia tai omaksua uusi näkökulma työntekoon. Näin on mahdollista nähdä laajasti oman työn arvo sekä ymmärtää erilliset tehtävät osana laajempaa kokonaisuutta. Työn muokkaaminen on työn imua kokevalle keino ylläpitää innostustaan. Työn muokkaaminen myönteiseen suuntaan voi auttaa myös työhönsä leipääntynyttä tai työuupumusoireista kärsivää henkilöä.
Työtä voi muokata uudistamalla työn sisältöä tai työtapoja esimerkiksi opettelemalla uusia taitoja, hakeutumalla erilaisiin tehtäviin, tekemällä työt eri tavalla tai järkevöittämällä ja sujuvoittamalla työtä sekä vaihdellen työn tekemisen aikaa ja paikkaa. Työtä voi muokata myös vuorovaikutuksen keinoin esimerkiksi kertomalla ja keskustelemalla aktiivisesti omasta ja muiden työstä, pyytämällä siitä palautetta ja osallistumalla työyhteisön arjen tilanteisiin. Myös omia ajatuksia ja asenteita itseä ja muita kohtaan voi tarkastella ja siten laajentaa näkemystään.
Työn hyvä suunnittelu ja organisointi lisäävät työn mielekkyyttä ja merkityksellisyyttä.
Johto vastaa työn kokonaisuudesta ja resurssoinnista. Lähijohtaja vastaa käytännön työn suunnittelusta ja tukee työntekijää oman työnsä suunnittelussa. Ennakoivalla ja vuorovaikutteisella työn ja työympäristön suunnittelulla on mahdollista löytää ratkaisuja, jotka edistävät työntekijän työhyvinvointia monin tavoin ja vähentävät haitallista kuormittumista, myös etätyössä. Hyvällä työn suunnittelulla voidaan parantaa työssä suoriutumista, tehokkuutta, työterveyttä ja -turvallisuutta, työssä viihtymistä sekä työntekijän motivaatiota ja omistautuneisuutta työtä ja työpaikkaa kohtaan.
Työn suunnittelussa tulisi huomioida työstä palautuminen jo työpäivän aikana, koska pienilläkin palautumisen hetkillä (mikrotauot) on vaikutusta työstä palautumiseen ja työn kuormittavuuden vähenemiseen. Esimerkiksi lyhyet taukokävelyt ulkona lisäävät keskittymiskykyä, parantavat työstä suoriutumista ja ennaltaehkäisevät liikkumattomuuden haittoja erityisesti istumatyötä tekevillä työntekijöillä.
Kun työ on suunniteltua, se on organisoitu määrittämällä tavoitteet, työtehtävät ja tehtävänkuvat, henkilöt, ajankäyttö, tilat, välineet, tiimit ja niiden toiminta. Työ on tehokasta ja tuloksekasta silloin, kun sitä on tekemässä työtehtävien vaatimustasoon nähden riittävä määrä osaavaa henkilöstöä. Tämä edellyttää, että henkilöstösuunnittelussa otetaan huomioon työtehtävien luonne ja niiden suorittamiseen tarvittava aika. Kun työ on organisoitu hyvin, se sujuu, on vaikuttavaa ja jokaisella on halua kehittää työtään ja omaa ammattitaitoaan sekä osallistua työyhteisönsä kehittämiseen.
Työn suunnittelu ja organisointi on jatkuvaa toimintaa ja edellyttää kaikilta osallistumista ja muutoskykyä. Monien töiden samanaikainen tekeminen (multitaskaaminen) johtuu osittain henkilöstä itsestään ja osittain puutteellisesta työn suunnittelusta. Tämä voi johtaa henkilön ylimääräiseen kuormittumiseen. Se ei välttämättä tuota yritykselle toivottua tulosta ja hyvää työn laatua.
Henkilönsuojainten määritelmät, valinta ja käyttö työssä on tarkemmin määritelty Valtioneuvoston asetuksessa 427/2021. Asetuksen mukaisesti henkilönsuojainten käyttövaatimukset määrittyvät työpaikan sekä työtehtävien riskienarviointiprosessien myötä. Mikäli tunnistettuja riskejä ei voida teknisin ratkaisuin poistaa, tulee käyttää tarkoitukseen sopivia suojaimia. Työnantajan on hankittava CE-merkittyjä ja tyyppihyväksyttyjä henkilönsuojaimia, valvottava niiden käyttöä, tarjottava riittävästi opetusta ja ohjausta henkilönsuojainten käyttöön sekä huolehdittava, että niitä säilytetään, puhdistetaan, huolletaan ja korjataan valmistajan antamien ohjeiden mukaisesti.
Työntekijän on käytettävä henkilönsuojaimia niissä työtehtävissä, joissa se on arvioitu yrityksen riskinarvioinnissa välttämättömäksi. Erilaisia työssä käytettäviä henkilönsuojaimia ovat hengityksensuojaimet, jalkineet, kuulonsuojaimet, silmien- ja kasvojensuojaimet, suojakäsineet ja -vaatetus, putoamissuojaimet, päänsuojaimet sekä esimerkiksi sukelluspuvut, kelluntapukineet ja pelastusliivit.
Lisätietoa:
FINLEX, Valtioneuvoston asetus henkilönsuojainten valinnasta ja käytöstä työssä 427/2021
Työpaikoilla käytetään työhygieenisiä mittauksia työntekijöiden altistumisen selvittämiseen kemiallisille, biologisille ja fysikaalisille haittatekijöille. Työturvallisuuslaissa (738/2002) on työnantajalle asetettu työhön liittyvien erilaisten haitta- ja vaaratekijöiden tunnistamis- ja arviointivelvoite. Tämä tarkoittaa, että yrityksellä on tiedossaan ja se on itse selvittänyt työpaikan turvallisuuteen vaikuttavat asiat ja toimii sen mukaisesti. Lisäksi arvioidaan altistumisriskin merkitystä työntekijän terveyden kannalta. Työntekijän raskaus ja erityistä sairastumisen vaaraa aiheuttavat työt edellyttävät työhygieenisiä mittauksia luotettavan riskinarvioinnin tueksi. Alustavia arviointeja voi tehdä aistinvaraisesti yrityksen omalla asiantuntemuksella ja työterveyshuollon tuella.
Fysikaalisia haittatekijöitä ovat melu (infra- ja ultraääni sekä impulssimelu), käsiin tai koko kehoon kohdistuva tärinä, ionisoimaton säteily (ultravioletti- ja infrapunasäteily, mikroaallot, radiotaajuiset ja pientaajuiset kentät sekä staattiset sähkö- ja magneettikentät) sekä lämpöolot (kylmä-, kuuma- ja lämpöviihtyisyysalue). Kemiallisia tekijöitä ovat erilaiset tuotantoprosesseissa käytettävät tai niistä vapautuvat kemialliset yhdisteet sekä pölyt ja aerosolit. Biologisia tekijöitä ovat mikrobit (bakteerit ja sienet eli homeet ja hiivat), virukset tai niiden solukon osaset kuten endotoksiinit.
Erityisesti kemikaalien ja biologisten haittatekijöiden pitoisuuksien ja fysikaalisten tekijöiden voimakkuustasojen luotettava arviointi onnistuu kuitenkin vain työhygieenisillä mittauksilla, joita tarjoavat tutkimuslaitokset ja yksityiset yritykset asiantuntijatyönään. Osalla yrityksistä voi olla resursseja tehdä joitain työhygieenisiä mittauksia itsekin. Altisteiden pitoisuuksia ja voimakkuustasoja siis mitataan, mutta varsinaisia altistumisia arvioidaan, koska sitä varten tarvitaan monipuolista tietoa eri työvaiheiden kestosta, toistuvuudesta työpäivän tai -vuoden aikana sekä työsuorituksesta, käytössä olevista teknisistä torjuntakeinoista ja henkilönsuojainten käytöstä.
Monilla työpaikoilla seurataan työntekijöiden altistumista jatkuvasti tai silloin, kun halutaan lisää tietoa ammattitaudin tai vain työssä koetun haitan selvittämiseen. Työhygieenisten mittausten lisäksi altistumisen seurantaan voidaan käyttää biomonitorointimenetelmiä, jolloin työntekijältä otetusta veri- tai virtsanäytteestä määritetään altistavan kemikaalin tai sen aineenvaihduntatuotteen pitoisuutta tai selvitetään ns. biomarkkerin avulla elimistössä tapahtunutta toiminnallista häiriötä. Tutkimuslaitokset, kuten Työterveyslaitos, tarjoavat tällaisia menetelmiä yritysten käyttöön. Sekä työhygieenisistä altistumismittauksista että biomonitoroinnista aiheutuneista kuluista yrityksellä on mahdollisuus saada ns. KELA-korvausta (korvausluokka I, 60 % asiantuntijapalvelun kustannuksista). Korvattavuusperuste toteutuu, jos altistumisen arviointi tai työhygieeniset mittaukset on kirjattu työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan ennaltaehkäisevänä toimintana.
Ergonomia on ihmisen ja toimintajärjestelmän vuorovaikutuksen tutkimista ja kehittämistä ihmisen hyvinvoinnin ja järjestelmän suorituskyvyn parantamiseksi. Kun työssä, työmenetelmissä ja -tavoissa sekä toimintaympäristössä ja eri järjestelmissä huomioidaan ihmisen fysiologiaa, anatomiaa, ominaisuuksia ja tarpeita vastaava ergonomia, sillä on myönteinen vaikutus henkilöstön terveyteen ja työkykyyn. Ergonomisella työtavalla vähennetään kuormitusta monissa eri töissä, kuten istuma- ja seisomatyössä, raskaissa nostoissa, hankalissa työasennoissa sekä teknisillä laitteilla ja tekniikoilla tehtävässä työssä, jotta työssä voi toimia sujuvasti, turvallisesti ja tehokkaasti. Ergonomiaa voidaan lähestyä työssä useilla tavoilla:
Fyysinen ergonomia liittyy konkreettisiin tehtäviin ja toimintaympäristöön. Se keskittyy huomioimaan ihmisen anatomiset ja fysiologiset tarpeet suhteessa työhön tai toimintaan. Fyysisen ergonomian avulla tarkastellaan muun muassa ympäristöä ja työskentelypistettä, jossa toimitaan. Fyysisen ergonomian huomioon ottamisella lisätään fyysisen työympäristön, työpisteiden, työvälineiden ja työmenetelmien käyttömukavuutta ja työturvallisuutta sekä vähennetään fyysistä kuormittavuutta.
Kognitiivinen ergonomia tarkoittaa työn suunnittelemista ihmisen mittaiseksi siten, että kognitiiviset eli tiedolla työskentelyn vaatimukset ja olosuhteet tukevat sujuvaa työskentelyä. Tällaista lähestymistapaa tarvitaan erityisesti monissa asiantuntija- ja tietotyön tehtävissä.
Organisatorinen ergonomia keskittyy henkilöstön, työprosessien, työkokonaisuuksien ja työaikajärjestelyjen suunnitteluun sekä tuotannon, toiminnan laadun ja yhteistyön jatkuvaan kehittämiseen ihmisille sopiviksi.
Tekniikan kehitys on ratkaisevasti parantanut työn tuottavuutta ja turvallisuutta sekä työn terveellisyyttä vähentämällä altistumista erilaisille haittatekijöille; muun muassa työn fyysinen kuormittavuus on vähentynyt. Työsuojelulla luodaan turvallisuuden ilmapiiriä, ja se tarjoaa hyvän yhteistyömahdollisuuden työnantajan ja työntekijöiden välille. Työturvallisuuden lainsäädäntö on tuonut henkisen ja fyysisen kuormittavuuden, ergonomian, väkivallan uhan, häirinnän ja muun epäasiallisen kohtelun sekä yksin työskentelyn perinteisten kone- ja laiteturvallisuuden sekä tapaturmien ja ammattitautien torjumisen rinnalle. Työsuojelu on taloudellista toimintaa, koska sillä torjutaan näistä aiheutuvia häiriöitä ja kustannuksia sekä turvataan työntekijöiden työkykyä.
Työnantajan velvollisuus on tehdä aloite työsuojelun yhteistoiminnan käynnistämisestä sekä huolehtia toiminnasta, sen menettelytavoista ja toimintaedellytyksistä. Työsuojelusta vastaa aina työnantaja, joka nimeää työsuojelupäällikön. Työntekijät valitsevat keskuudestaan työsuojeluvaltuutetut.
Työsuojelutoimikunnan tehtävänä on ylläpitää yhteistä toimintaa työnantajan ja työntekijöiden välillä sekä edistää työsuojelua yrityksessä. Työsuojelun yhteistoiminnassa tulee käsitellä asiat, joilla voi olla vaikutusta työntekijän turvallisuuteen, terveyteen tai työkykyyn. Työntekijöillä pitää olla aito mahdollisuus vaikuttaa työpaikan työturvallisuuteen. Työsuojelun yhteistoimintaan kuuluu myös seurata käsiteltyjen asioiden toteutumista ja vaikutuksia.
Työhyvinvoinnin johtamisessa on huomioitava työsuojelu, mikä kohdistuu omien työntekijöiden lisäksi työturvallisuuslain 7§:ssä mainittuihin muihin työpaikalla toimiviin (esim. aliurakoitsijat, siivous, kunnossapito, logistiikka, asentajat jne.).
Lisätietoa:
Työsuojelun toimintaohjelman mallilomake
FINLEX, Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta 44/2006
Työturvallisuuden ja työterveyden kehittämiseen kuuluu työsuojelulainsäädännön edellyttämä työolojen riskien tunnistaminen ja arvioiminen kaikkien toimialojen työpaikoilla (Työympäristön riskinarviointi -lomake) ja myös etätyössä (Etätyön riskienkartoitus). Systemaattisella riskien arvioinnilla tunnistetaan erilaisia työympäristön vaaratekijöitä sekä arvioidaan järjestelmällisesti niihin liittyviä riskejä. Tähän on tarjolla monia toimialakohtaisia menetelmiä, joista osa on maksullisia ja niitä tarjoavat tutkimuslaitokset ja riskinarvioinnin konsultit. Kaikille aloille suunniteltuja maksuttomia perusmenetelmiä löytyy Työturvallisuuskeskuksen verkkosivuilta sekä tämän aiheen lopusta löytyvistä linkeistä. Ne ohjaavat käyttäjää tunnistamaan työympäristössä esiintyviä fysikaalisia, kemiallisia ja biologisia sekä psykososiaalisia vaaratekijöitä, tapaturmavaaroja sekä tilanteita, joissa työntekijä altistuu fyysiselle yli- tai alikuormitukselle.
Riskien arviointi suositellaan toteutettavaksi yhteistyössä yksikön lähijohtajan, työsuojelupäällikön, työsuojeluvaltuutetun ja työntekijöiden kanssa. Joissakin tilanteissa on tarpeen käyttää ulkopuolista asiantuntija-apua.
Riskien arviointi antaa perustan työoloissa havaittujen vaaratekijöiden hallintaan ja parantamaan työoloja. Työnantajan velvollisuus on tiedottaa koko henkilöstölle riskeistä ja niiden vähentämiskeinoista, joissa tekniset ratkaisut ovat etusijalla ja tilanteista, joissa on tarpeen käyttää henkilönsuojaimia.
Työturvallisuuslaki edellyttää yritykseltä riskinarviointia ja työterveyshuoltolaki työterveyshuollon tekemää työpaikkaselvitystä; nämä täydentävät toisiaan.
Varautumissuunnitelma sisältää voimassa olevat toimintamallit ja -ohjeet normaaliolosuhteissa tapahtuviin vika- ja häiriötilanteisiin, joita ovat esimerkiksi laitevauriot, myrskytuhot, tietoverkkohyökkäykset, epidemiat, suuronnettomuudet ja kantaverkkohäiriöt.
Tehtävät varautumissuunnitelman laadinnassa:
- Tunnista, mihin ja miksi yrityksessä pitää varautua.
- Tunnista vastuut.
- Sisällytä varautuminen osaksi johtamista ja jatkuvaa seurantaa.
- Rakenna valmiudet ja kyvyt.
- Sisällytä varautuminen sopimuksiin.
- Sovi varautumiseen liittyvästä yhteistyöstä sidosryhmien kanssa.
Valmiussuunnitelmilla varaudutaan samoihin tilanteisiin, mutta silloin ovat voimassa valmiuslain määrittelemät poikkeusolot.
Valmiussuunnitelma sisältää seuraavia asioita:
- Varastrategiat erilaisten konkreettisten vaaratilanteiden varalle, kriisiryhmän kokoonpano, vastuuhenkilöt ja heidän tehtävänsä, henkilöstöön liittyvät muutokset, työn ja tilojen järjestelyt, tukitoimet henkilöstölle.
- Viestintäsuunnitelma: kuka vastaa ja hoitaa sisäistä ja ulkoista viestintää, mitä viestintävälineitä vaaratilanteiden hoitamisessa käytetään, mitä yritysasioita henkilöstö ei saa hoitaa henkilökohtaisella sähköpostilla, ja mihin työtehtävien hoitamiseksi välttämättömät tiedot taltioidaan.
- Henkilöstön (ja heidän lähiomaistensa), muiden sidosryhmien sekä pankkien ja vakuutuslaitosten yhteyshenkilöiden nimet, yhteystiedot ja hätänumerot sekä toimenpiteet loukkaantumis- ja kuolemantapauksissa.
- Komentokeskuksen sijainti ja varustelu.
- Perustietopaketit tuotteista, raaka-aineista ja tuotantoprosesseista, ja niistä tulee ilmetä asiat, joita tarvitaan esimerkiksi onnettomuustilanteessa.
- Valmiussuunnitelmat sähkökatkon varalle myös paperisina tulosteina paikoissa, joista ne voi saada helposti, sekä riittävästi paristokäyttöisiä valonlähteitä varalla.
- Riittävä vakuutusturva ja rahoitusmahdollisuudet.
Lisätietoa:
Fokus kriisien hallintaan sovellus ja ohjeistus: Tartuntavaarat, Onnettomuudet, Kyberturvaongelmat, Henkilökriisit, Liiketoimintamuutokset